Nous recherchons notre Office Manager·euse pour accompagner au quotidien le développement de l’activité de notre agence de communication (- de 10 personnes). Véritable bras droit de la direction, vous avez un rôle transverse au sein de l’agence. Vous êtes en charge de la partie administrative, de coordonner les ressources humaines, de superviser les budgets et les services généraux. En bref, accompagner la vie de l’agence au quotidien. Vous êtes le relais privilégié entre l’agence, ses fournisseurs, ses partenaires et ses clients.

C’est l’occasion pour vous d’intégrer une agence jeune et dynamique, à taille humaine, et en plein développement ! On se réjouit d’ores et déjà de faire votre connaissance et de vous avoir à nos côtés.

Les missions

GESTION & ADMINISTRATION
• Élaboration et suivi des tableaux de bords
• Suivi des budgets
• Facturation et règlements fournisseurs
• Préparation et suivi des dossiers administratifs
• Rédaction des contrats clients
• Relectures et corrections des recommandations et réponses aux appels d’offre
• Gestion des services généraux
• Gestion des agendas, déplacements et notes de frais
• Optimisation des outils de gestion et de production
• Suivi et négociation des contrats fournisseurs
• Lien avec notre cabinet comptable (préparation des éléments pour établir la compta)

RESSOURCES HUMAINES
• Gestion et tenue des dossiers collaborateurs (arrivées, départs, contrats, congés, formations, feuilles de temps, etc..)
• Suivi et transmission des éléments variables de paie

BUREAU ET VIE D’AGENCE
• Coordination de la maintenance et du bon fonctionnement des espaces et du matériel
• Gestion des achats courants
• Assurer le bien-être des collaborateur·rice·s et que les conditions de santé et de sécurité au travail sont respectées
• Organisation des événements clients
• Petites attentions pour nos collaborateur·rice·s (team building, anniversaires, fêtes, pot de départ, etc.)

Profil

• BTS Assistant Manager et Assistant de Gestion PME-PMI
• Formation d’office manager (Bac +2 minimum)

Aptitudes

• Adaptation et souplesse d’esprit
• Sens de l’écoute et de la communication
• Gestion des priorités
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Capacité à fédérer et à la diplomatie
• Capacité rédactionnelle
• Discrétion et confidentialité
• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel…)

Divers

Lieu du poste : Lyon 1er / Hôtel de Ville.
Dates : Dès que possible.
Durée du travail, horaires : Entre 15 et 17h par semaine (à définir)
Rémunération : Selon expérience

 

«Notre agence s’engage envers la diversité, l’équité et l’inclusion».